Alla Kundcase
Effektivare arbete och bättre säkerhet med Microsoft 365 – Ett byggföretags digitala resa
Ett väletablerat byggföretag stod inför flera utmaningar som påverkade både deras effektivitet och säkerhet. De hade en föråldrad IT-infrastruktur som gjorde det svårt att hantera dokument, kommunicera effektivt och ge medarbetarna tillgång till nödvändig information, särskilt för fältpersonal. Företaget behövde en lösning som kunde modernisera deras arbetsprocesser och skapa en mer flexibel och säker arbetsmiljö.
Utmaningen:
Ett väletablerat byggföretag stod inför flera utmaningar som påverkade både effektiviteten och säkerheten i deras dagliga arbete. Företaget använde en terminalserver för att lagra och hantera filer, vilket innebar att medarbetarna var tvungna att ansluta externt för att få åtkomst. Denna lösning resulterade ofta i tidsförluster och frustration.
Säkerheten var också en utmaning, då känsliga dokument skyddades med lösenord snarare än rollbaserade rättigheter. Detta skapade säkerhetsrisker och gjorde hanteringen av dokument mer komplicerad. Kommunikation inom företaget skedde huvudsakligen via mejl och telefon, vilket gjorde det svårt att hålla koll på information och samordna arbetet, särskilt i projekt med många deltagare.
Dessutom var tillgången till viktiga dokument begränsad, eftersom personalhandböcker och verksamhetshandböcker endast fanns på terminalservern. Detta gjorde det besvärligt för både kontorspersonal och fältarbetare att hitta den information de behövde. För fältpersonalen var situationen ännu mer utmanande, då de ofta saknade egna enheter och var tvungna att använda en gemensam dator på kontoret för intern kommunikation. Detta var både ineffektivt och begränsande.
Företaget insåg att en modern, säker och flexibel digital infrastruktur var nödvändig för att effektivisera arbetet och förbättra säkerheten.
Lösningen:
För att möta dessa utmaningar implementerades Microsoft 365 som en helhetslösning. Genom att kombinera olika verktyg och tjänster kunde företaget skapa en mer effektiv och användarvänlig arbetsmiljö.
Filer och dokument migrerades till SharePoint Online, vilket möjliggjorde säker lagring i molnet och gav alla medarbetare enkel och snabb åtkomst. För att förbättra säkerheten infördes rollbaserade rättigheter, vilket säkerställde att endast behöriga personer kunde komma åt känsliga dokument.
Kommunikationen förbättrades genom att Microsoft Teams blev den centrala plattformen för samarbete. Genom att organisera Teams i projekt- och avdelningsspecifika team kunde medarbetarna enkelt dela filer, hålla möten och samarbeta i realtid.
Hela Microsoft 365-sviten integrerades i arbetsflödet. Outlook användes för en mer strukturerad e-posthantering, medan OneDrive möjliggjorde privat lagring i molnet och smidig delning av dokument. För att förbättra uppgiftshanteringen implementerades Planner och To Do, vilket gjorde det enklare att planera och följa upp arbetsuppgifter.
Medarbetarna kunde nu använda sina egna enheter – datorer, surfplattor eller mobiler – för att komma åt företagets resurser via Microsoft 365-appar, vilket gav en ökad flexibilitet. Fältarbetare var inte längre beroende av en delad dator på kontoret, utan kunde få tillgång till information när och var de behövde den.
För att förenkla åtkomsten till viktiga dokument organiserades personal- och verksamhetshandböcker i SharePoint. Dessa dokument presenterades i tydliga, användarvänliga sidor, vilket gjorde det enkelt för alla anställda att hitta rätt information.
Resultatet:
Med smidig och säker åtkomst till filer kunde medarbetarna nu lagra och hämta viktiga dokument från molnet när som helst och var som helst. Rollbaserade rättigheter ersatte lösenordsskydd och höjde säkerheten avsevärt.
Kommunikationen och samarbetet blev mer effektivt när Teams ersatte mejl och telefon som huvudkanal. Medarbetarna kunde arbeta mer samordnat och snabbt dela information i realtid.
Flexibiliteten ökade markant, då anställda kunde använda sina egna enheter för att komma åt företagets resurser. Detta gjorde arbetsflödena smidigare och mer anpassningsbara till olika arbetssituationer. Fältarbetare fick tillgång till samma information som kontorspersonalen, vilket förbättrade deras arbetsförutsättningar och effektivitet.
Produktiviteten och strukturen förbättrades också tack vare verktyg som Planner och To Do, som gjorde det lättare att organisera och följa upp arbetsuppgifter. Minskade flaskhalsar och snabbare kommunikation resulterade i ökad effektivitet och bättre projektstyrning.
Vidare förenklades informationssökning genom att personalhandböcker och verksamhetshandböcker fanns lättillgängliga i SharePoint, vilket sparade tid och förbättrade kunskapsdelningen inom organisationen.
Vill du också effektivisera ditt arbete? Klicka här för att kontakta oss!