Kategori: Interna företagsappar

Att hantera bokningar manuellt kan vara både tidskrävande och ineffektivt, särskilt när företaget växer och behovet av en smidig process ökar. Genom att implementera en automatiserad bokningslösning kunde detta företag effektivisera sin hantering, minska administrationen och förbättra kundupplevelsen. Här berättar vi hur en digital lösning hjälpte dem att optimera sin bokningsprocess

Utmaningen:

Företaget hanterade tidigare sina bokningar av utbildningar och konsultationer genom manuella mejlkonversationer.

Detta resulterade i en administrativt tidskrävande process med många mejl fram och tillbaka. Den manuella hanteringen innebar också en ökad risk för fel, såsom dubbelbokningar och missade detaljer, samtidigt som översikten över bokningar och resurser var bristfällig. I takt med att företaget växte blev det allt svårare att hantera bokningsflödet på ett effektivt sätt och säkerställa en smidig kundupplevelse.

Lösningen:

För att möta dessa utmaningar implementerades Microsoft Bookings, en lösning som automatiserade och förenklade hela bokningsprocessen. Genom systemet kunde företaget skapa utbildningar som tjänster där detaljer som plats, utbildare, pris och max antal deltagare specificerades.

Bokningarna centraliserades via en publik bokningssida, där kunder själva kunde boka tider som synkroniserades direkt med medarbetarnas kalendrar. Dessutom automatiserades hela processen genom att systemet skickade kalenderinbjudningar, bekräftelser och påminnelser direkt till både kunder och utbildare.

Resultatet:

Implementeringen av Microsoft Bookings har lett till en markant minskning av den manuella administrationen, vilket frigjorde värdefull tid för medarbetarna. Bokningshanteringen blev betydligt mer överskådlig, och kunderna kunde enkelt se tillgängliga tider och boka direkt utan att behöva vänta på manuella bekräftelser.

Detta resulterade i en smidigare kundupplevelse där all information fanns tillgänglig i realtid. Risken för dubbelbokningar och missade detaljer minimerades tack vare kalendersynkronisering och automatiserade funktioner. Med en modern och skalbar lösning har företaget nu en effektivare och mer kundvänlig bokningsprocess som stödjer deras fortsatta tillväxt.

Genom att digitalisera och automatisera sin bokningshantering har företaget inte bara frigjort tid och resurser, utan också skapat en mer strukturerad och smidig process för både medarbetare och kunder. Med en centraliserad bokningslösning som synkroniseras i realtid har risken för dubbelbokningar minimerats, och kundupplevelsen har förbättrats avsevärt.

Företaget har nu en modern, skalbar och effektiv lösning som gör det enklare att hantera bokningar, samtidigt som det lägger grunden för fortsatt tillväxt och utveckling.

Behöver du också hjälp med ditt bokningssystem? Klicka här för att kontakta oss!

I en industri där säkerhet är avgörande är effektiv tillbudshantering en central del av verksamheten. Ett företag inom träindustrin stod inför utmaningar med sitt befintliga system och behövde en lösning som var mer flexibel, användarvänlig och kostnadseffektiv. Genom att implementera en skräddarsydd Power Apps-lösning kunde de förbättra sin hantering av tillbud och stärka säkerhetskulturen.

Utmaningen:

Ett företag inom träindustrin hade tidigare ett omfattande system för att hantera tillbud. Trots sin kapacitet att hantera stora datamängder var systemet omodernt och begränsande. Anpassningar och uppdateringar var både tidskrävande och dyra, vilket gjorde det svårt att möta verksamhetens förändrade behov.

Dessutom var det kostsamt att underhålla och hade en låg användarvänlighet, vilket ledde till att medarbetare undvek att rapportera tillbud. För att säkerställa en bättre och mer proaktiv hantering av tillbud behövde företaget en flexibel, användarvänlig och kostnadseffektiv lösning.

Lösningen:

Genom att implementera en skräddarsydd tillbudslösning med Power Apps kunde företaget ersätta sitt gamla system med en modern och anpassningsbar applikation. Den nya lösningen innehöll:

Skräddarsydd funktionalitet: Möjlighet att enkelt rapportera tillbud med detaljerad information om plats, tid, typ av händelse och föreslagna åtgärder.

Flexibilitet och skalbarhet: Anpassningsbara funktioner som kunde uppdateras vid behov utan stora kostnader.

Integration med Microsoft-ekosystemet: Koppling till SharePoint och Power BI för att samla in och analysera data.

Automatiserade arbetsflöden: Notifikationer till ansvariga personer för snabb åtgärd samt loggning av alla händelser för full spårbarhet.

Användarvänlig design: En enkel och intuitiv app som fungerade lika bra på kontoret som i produktionen.

Resultatet:

Den nya Power Apps-lösningen innebar flera förbättringar för företaget:

Snabbare och enklare tillbudsrapportering: Medarbetare kunde nu rapportera händelser i realtid via mobil eller surfplatta, vilket minskade tiden från upptäckt till åtgärd.

Kostnadseffektiv och framtidssäker: Skalbarheten och den låga utvecklingskostnaden gjorde att företaget fick en prisvärd lösning som kunde växa med verksamheten.

Effektivare arbetsflöden: Automatiserade notifikationer och loggning av åtgärder säkerställde att inget tillbud gick obemärkt förbi.

Bättre insikter och analyser: Realtidsdata via Power BI möjliggjorde bättre beslutsfattande och riskhantering.

Ökad säkerhetskultur: En användarvänlig app uppmuntrade fler att rapportera tillbud, vilket stärkte säkerhetsarbetet inom företaget.

Genom att byta till en Power Apps-lösning kunde företaget modernisera sin tillbudshantering och skapa en mer effektiv och engagerad säkerhetskultur. Den nya lösningen var inte bara kostnadseffektiv utan också anpassningsbar och lättanvänd, vilket gjorde det enklare för medarbetare att bidra till en säkrare arbetsmiljö. Detta är ett tydligt exempel på hur smart teknik kan förbättra företagsprocesser och säkerställa långsiktig hållbarhet i verksamheten.

Behöver du också hjälp med effektivisering? Klicka här för att kontakta oss!

---

Ett väletablerat byggföretag stod inför stora utmaningar i sin datahantering. Med information spridd över flera system, inklusive Fortnox, Byggsamordnaren, Excel och en kundnöjdhetsenkät i SharePoint, var det svårt att få en helhetsbild av verksamheten. IOSoft hjälpte företaget att implementera Power BI för att centralisera och visualisera all relevant data på ett effektivt och användarvänligt sätt.

Utmaningen:

Byggföretaget hade svårt att hantera sin spridda data, där viktig information om budget, projektstatus, kundnöjdhet och ekonomiska nyckeltal fanns utspridd i olika system. Att sammanställa och analysera data var tidskrävande och krävde manuellt arbete, vilket försvårade beslutsfattandet. Styrelse och ledning saknade en tydlig och aktuell bild av verksamhetens prestation i förhållande till uppsatta mål. Utan integration mellan systemen var det svårt att analysera trender och fatta datadrivna beslut.

Lösningen:

För att effektivisera och förenkla datahanteringen implementerade IOSoft Power BI som en central plattform för analys och visualisering. Genom att integrera data från Fortnox, Byggsamordnaren, Excel och SharePoint skapades en enhetlig informationskälla som säkerställde att all data var aktuell och konsekvent.

Skräddarsydda dashboards togs fram för att visualisera viktiga nyckeltal i realtid, vilket gav en snabb och tydlig översikt av budgetuppföljning, hit rate, projektmarginaler och kundnöjdhet. Användare kunde enkelt filtrera och analysera data baserat på projekt, kund eller tidsperiod, vilket gav djupare insikter och bättre beslutsunderlag.

Genom automatiserad rapportering fick ledningen regelbundna uppdateringar utan att behöva lägga tid på manuell sammanställning.

Resultatet:

Införandet av Power BI gav byggföretaget en helt ny nivå av insikt och kontroll över verksamheten. Ledningen kunde snabbt identifiera avvikelser och jämföra prognoser med verkliga utfall, vilket förenklade budgetuppföljningen. Analysen av hit rate gav företaget en bättre förståelse för sin offertvinstgrad och möjliggjorde optimering av försäljningsstrategin. Kundnöjdhetsenkäter analyserades och visualiserades, vilket hjälpte ledningen att identifiera förbättringsområden. Automatiseringen av datahanteringen minskade den manuella arbetsbelastningen och frigjorde tid för strategiskt arbete. Besluten baserades nu på realtidsdata istället för magkänsla, vilket förbättrade precisionen och effektiviteten. Dessutom minskade automatiseringen risken för fel och sparade företaget många timmar av arbete varje månad.

Med hjälp av Power BI från IOSoft har byggföretaget centraliserat och effektiviserat sin datahantering. Genom att samla data från flera olika system har de fått en lättanvänd och överskådlig lösning som ger dem ovärderliga insikter. Den nya lösningen har inte bara sparat tid och minskat arbetsbelastningen, utan också förbättrat kundnöjdheten och gett ledningen verktyg för snabbare och mer informerade beslut. I en konkurrensutsatt bransch är detta en avgörande fördel.

Behöver du också hjälp med din datahantering? Klicka här för att kontakta oss!

Utmaningen:

Ett väletablerat byggföretag stod inför flera utmaningar som påverkade både effektiviteten och säkerheten i deras dagliga arbete. Företaget använde en terminalserver för att lagra och hantera filer, vilket innebar att medarbetarna var tvungna att ansluta externt för att få åtkomst. Denna lösning resulterade ofta i tidsförluster och frustration.

Säkerheten var också en utmaning, då känsliga dokument skyddades med lösenord snarare än rollbaserade rättigheter. Detta skapade säkerhetsrisker och gjorde hanteringen av dokument mer komplicerad. Kommunikation inom företaget skedde huvudsakligen via mejl och telefon, vilket gjorde det svårt att hålla koll på information och samordna arbetet, särskilt i projekt med många deltagare.

Dessutom var tillgången till viktiga dokument begränsad, eftersom personalhandböcker och verksamhetshandböcker endast fanns på terminalservern. Detta gjorde det besvärligt för både kontorspersonal och fältarbetare att hitta den information de behövde. För fältpersonalen var situationen ännu mer utmanande, då de ofta saknade egna enheter och var tvungna att använda en gemensam dator på kontoret för intern kommunikation. Detta var både ineffektivt och begränsande.

Företaget insåg att en modern, säker och flexibel digital infrastruktur var nödvändig för att effektivisera arbetet och förbättra säkerheten.

Lösningen:

För att möta dessa utmaningar implementerades Microsoft 365 som en helhetslösning. Genom att kombinera olika verktyg och tjänster kunde företaget skapa en mer effektiv och användarvänlig arbetsmiljö.

Filer och dokument migrerades till SharePoint Online, vilket möjliggjorde säker lagring i molnet och gav alla medarbetare enkel och snabb åtkomst. För att förbättra säkerheten infördes rollbaserade rättigheter, vilket säkerställde att endast behöriga personer kunde komma åt känsliga dokument.

Kommunikationen förbättrades genom att Microsoft Teams blev den centrala plattformen för samarbete. Genom att organisera Teams i projekt- och avdelningsspecifika team kunde medarbetarna enkelt dela filer, hålla möten och samarbeta i realtid.

Hela Microsoft 365-sviten integrerades i arbetsflödet. Outlook användes för en mer strukturerad e-posthantering, medan OneDrive möjliggjorde privat lagring i molnet och smidig delning av dokument. För att förbättra uppgiftshanteringen implementerades Planner och To Do, vilket gjorde det enklare att planera och följa upp arbetsuppgifter.

Medarbetarna kunde nu använda sina egna enheter – datorer, surfplattor eller mobiler – för att komma åt företagets resurser via Microsoft 365-appar, vilket gav en ökad flexibilitet. Fältarbetare var inte längre beroende av en delad dator på kontoret, utan kunde få tillgång till information när och var de behövde den.

För att förenkla åtkomsten till viktiga dokument organiserades personal- och verksamhetshandböcker i SharePoint. Dessa dokument presenterades i tydliga, användarvänliga sidor, vilket gjorde det enkelt för alla anställda att hitta rätt information.

Resultatet:

Med smidig och säker åtkomst till filer kunde medarbetarna nu lagra och hämta viktiga dokument från molnet när som helst och var som helst. Rollbaserade rättigheter ersatte lösenordsskydd och höjde säkerheten avsevärt.

Kommunikationen och samarbetet blev mer effektivt när Teams ersatte mejl och telefon som huvudkanal. Medarbetarna kunde arbeta mer samordnat och snabbt dela information i realtid.

Flexibiliteten ökade markant, då anställda kunde använda sina egna enheter för att komma åt företagets resurser. Detta gjorde arbetsflödena smidigare och mer anpassningsbara till olika arbetssituationer. Fältarbetare fick tillgång till samma information som kontorspersonalen, vilket förbättrade deras arbetsförutsättningar och effektivitet.

Produktiviteten och strukturen förbättrades också tack vare verktyg som Planner och To Do, som gjorde det lättare att organisera och följa upp arbetsuppgifter. Minskade flaskhalsar och snabbare kommunikation resulterade i ökad effektivitet och bättre projektstyrning.

Vidare förenklades informationssökning genom att personalhandböcker och verksamhetshandböcker fanns lättillgängliga i SharePoint, vilket sparade tid och förbättrade kunskapsdelningen inom organisationen.

Vill du också effektivisera ditt arbete? Klicka här för att kontakta oss!